|
التنظير او التخطيط أمر ممتع وسهل... التعـقـيد يتمركز في الأليات
المناسبة لواقعنا والتحدي يكمن في الإلتزام والإلزام فالتنفيذ
والتطبيق... والتحدي الكبير يتمثل في تعديل اوتصحيح اوتغيير اوإصلاح
خطة العمل وإستراتيجياتها بعد إنطلاق المشروع، لكن التعديل لابد منه
حتى لو كان نجاح المشروع كبيرا، ولم تكن هناك مشكلات كثيرة؟
لـمــاذا؟
لأن التعديل المتواصل المذكور يقع ضمن التطوير التنظيمي للمشروع
والذي يشكل ضرورة من ضرورات إدارة الأعمال وبناء وبقاء ونمو المنظمات
ومواجهة التغيرات الطارئة، وإدخال التغييرات المأمولة.
هل وجود المشكلات يعـد فشلاً؟ !
ليـس دائـماً !
- هل وجود المشكلات يعد مشكلة؟!
أحياناً !
مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل يتمتع بالتفاعل
والاستمرارية والتجديد والإنجاز، وفي الأمثال:
إذا ركلت فأعلمْ إنك في المقدمة !
نعم إذا كانت المشكلات كثيرة وتتكرر بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على
وجود خلل، والخلل يرجع الى اكثر من سبب عادة.
طبعا إنتفاء المشكلات كلية في الشركة يمكن ان يكون دليلا على انتفاء
أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم المحايد.
إذن عوامل عديدة تفرض التقييم الدوري والتعديل المحتمل
للإستراتيجيات المرحلية وخطط العمل، وذلك تبعاً لخبرات العاملين
ومعلوماتهم الجديدة التي تتزايد مع تقدم مراحل تنفيذ المشروع.
وتمر عملية التطوير التنظيمي لأي مؤسسة في مراحل أساسية أربعة هي:
المرحلة الأولى: الدراسة التشخيصية
المرحلة الثانية: وضع خطة التطوير
المرحلة الثالثة: تهيئة الأجواء والعاملين لقبول خطة التطوير
ورعايتها تنفيذاً ومتابعةً
المرحلة الرابعة: مرحلة قياس النتائج وإجراء المتابعة التصحيحية.
ولكل مرحلة أساليبها وهي جميعاً تترابط فيما بينها وتتكامل بحيث
تؤدي في النهاية إلى تحقيق الأهداف المحددة لعملية التطوير وهي بقاء
المشروع ونموه، وتمكينه من مواجهة التغيرات الطارئة، وإدخال التغييرات
المأمولة.
خطة التطوير تتطلب قرارا لصياغة الخطة وقرارات لتنفيذها، فهناك
عملية اوعمليات لصنع القرار وهنا يجب أن نتذكر:
إن صنع القرار ليس مجرد اتخاذه, وليس هناك قرار سيكتب له النجاح
بدون تعاون والتزام وحماس زملائك أو فريقك له، وقبل ذلك بدون إلتزام
المدير بذلك القرار.
كم مرة سمعـت أحد المدراء يقول:
اتخاذ القرار عملية سهلة ولكن الجزء الصعب فيه هو جعل الآخرين
يلتزمون به؟
من طرق جعل الآخرين يلتزمون بالقرار يتلخص في التأثير على قناعات
الآخرين لكي يقتربوا من إتخاذ القرار الأنسب بأنفسهم.
ولإنجاح عملية إتخاذ القرار يجب جعل العملية تتم بأسلوب منظم قدر
الإمكان وذلك:
-بعدم القفز للاستنتاجات بسرعة.
- بإعداد خريطة لخياراتنا.
- بتحديد وسائل واضحة لتقويم وتقييم خياراتنا.
- بشرح تفكيرنا للآخرين بصورة أوضح.
- برسم أولوياتنا.
- بتحديد أهداف واقعية عملية.
- بوضع القرارات في سياق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة الأم (المرجعية
والخط والتيار) بصورة واضحة ومفهومة للطرفين.
حل المشكلات يبدأ من نقطة البحث عن سبب غير معروف، وللنجاح في ذلك
نحتاج الى معلومات عن المشكلة وأفكار وأساليب، فلنبحث عن السبب ونتجنب
اللوم إذا أردنا الحصول على نهر دائم من المعلومات والأفكار، ولا نقفز
من المشكلة مباشرة إلى الحل، ونتحاشى البحث عن كبش فداء فننسى حل
المشكلة، وأن نتجنب إستنتاج شئ ثمّ نسعى لإثباته، وأن لا نخلط بين
أخطاء الأفراد وأخطاء النظام المعمول به حاليا في كل من القناتين.
- المدخل الى إدراك المشكلة في أي شركة اومؤسسة؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق.
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي.
4. بالرجوع لأهداف خطة العمل وبرامجها.
فلابد من خطة العـمل لأنّ الخطة بمنزلة المسطرة لقياس الأداء
بواسطتها:
حتماً هناك خطة عمل لكن قد لا تكون مدونة أصلا او مدونة بصورة ناقصة
فيجب إستكمال تدوينها أولاً، المهم لمنْ يريد المشاركة في وضع نظام
داخلي وستراتيجية و... الـخ للقناتين أن يتم تعريفه بالرسالة والرؤية
من جهة، وتزويد ه بخطة عمل القناتين المعمول بها حاليا بعد تدوينها من
جهة ثانية، وبعوائق التطبيق والمشكلات القائمة والطموحات من جهة ثالثة.
ملاحـظـتـان:
1- لا تخلو أي شركة ناجحة من خطة العمل التي تبين الخطوات العـملية
للمشروع، ولاتتوقـف عند حد النصائح العامة.
2- خطة العمل هي التي تقررنجاح مشروعك من عدمه , وكذلك تحدد الخطط
الاستراتيجية التي ستتبعها والعوائد المالية المتوقعة والتي ستقنع بها
المساهمين معك في المشروع.
لنفترض اننا نريد إعداد خطة عمل لكل من القناتين:
كيـفـية كـتابـة خـطـة العـمل:
المطلوب: إعداد خطة عمل موجزة واضحة وعملية تتكون عموما من 11 جزءاً،
ولا تتجاوز الـ 25 صفحة.
يمكن أن يتم تفويض ذلك الى فريق عمل مؤقت يؤسس لهذا الغرض، ولا
يتجاوز الحجم المثالي لفرق العمل والذي يترواح غالبا ( حسب نتائج
الدراسات المختصة في هذا المجال ) بين 7 عضواً كحد أدنى و 12 عضواً كحد
أقصى، وأن يكون الفريق من نوع الفرق المتجانسة نسبيّا التي تميل الى
الفرق التي تدير نفسها بنفسها ذاتيا، ويتم تشكيله ممنْ يمكنه التفرغ
لذلك كي تكون مشاركتة مشاركة فعالة في فريق العمل، ويمكن أن يتواصل
الفريق عن بعد للقيام بمهامه.
وهذا بحاجة ايضاً الى منح الصلاحيات للفريق لأسباب منها:
1- الإسراع من عمليات صنع القرار وتوقيت رد الفعل.
2- إطلاق قدرات الإبداع والتجديد لدى العاملين.
3- توفير درجة أكبر من التفاعل والتحفيز والإلتزام.
4- منح الأفراد مزيداً من المسؤولية.
5- تمكن الموظفين من اكتساب إحساس أكبر بالإنجاز في عملهم.
6- تقليل تكاليف التشغيل من خلال حذف الخطوات الإدارية غير
الضرورية, والتحكم في النوعية وفحص العمليات.
- مـنْ الذي يدعى لحل المشاكل؟
لا بد أن تتوافر فيمنْ يحضر جلسات مناقشة المشكلات ووضع خطة عمل
لمقاربة حلها نسبيّاً صفة أو أكثر مما يلي:
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها وعن خطط العمل عموما وخطة عمل
كل من القناتين.
2. إيجابي وصاحب خبرة ( علمية وعملية ) للمشورة والرأي.
3. صاحب إختصاص وجيد التدريب والمهارة نسبيّاً.
4. ملتزم بالتنفيذ.
5. منْ يراد تدريبه وتهيئته.
- لـماذا الصياغة الجمعـيّة لخطة العـمل وحلّ المشكلات؟
لضمان تفاعل أكثر عدد ممكن مع الخطة والحل ولإيجابيات المناقشة
الجمعية حيث:
1. تنوع الأفكار وتلاقحها.
2. تعدد مصادر المعلومات.
3. التقليل من التحيزحيث تبهت الدواعي الشخصية.
4. فرصة للتواصل والتدريب.
5. الالتزام بالأداء.
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة لمشاركة عدة عقول في الحل والاختيار.
7. مشاركة عدة مستويات إدارية بإشراك الإدارة العليا التي تهتم
بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية
بالتنفيذ.
مـا هـي مـكـونات خـطة العـمل عموماً؟
خطة العـمل تتكون غالبا من 11 جزءاً:
الجزء الأول: ملخص المشروع في صفحة واحدة
الجزء الثاني: نظرة على الشركة ( المشروع) في صفحة واحدة تقريباً
الجزء الثالث: المنتج أوالخدمة المقدمة في صفحة واحدة تقريباً
الجزء الرابع: تحليل القطاع والسوق في 3 صفحات تقريباً
الجزء الخامس: الخطة التسويقية في 4 صفحات تقريباً
الجزء السادس: الخطة التشغيلية في صفحتين تقريباً
الجزء السابع: الخطة التطويرية في صفحتين تقريباً
الجزء الثامن: الإدارة في 3 صفحات تقريباً
الجزء التاسع: الخطة المالية في 3 صفحات تقريباً
الجزء العاشر: التمويل في صفحة واحدة تقريباً
الجزء الحادي عشر: الملاحق بقدر الحاجة
سنشير وبإختصار الى أهم المحاور التي يجب أن يتناولها كل جزء من
أجزاء أي خطة عمل:
الجزء الأول: ملخص المشروع:
حجم الملخص: صفحة واحدة
اكتبْ الملخص بعدما تنتهي تماماً من كتابة الخطة لتقديمه الى:
مؤسسي المشروع وممولي المشروع من بنوك أومستثمرين أو شركاء حتى
تحافظ على أسرار الخطة من السرقة أوالاقتباس.
الجزء الثاني: نظرة على الشركة ( المشروع):
حجم ذلك: صفحة واحدة تقريباً:
يتضمن هذا الجزء من خطة العمل:
1- رسالة الشركة التي تريد تحقيقها.
2- وصف مبسط للمشروع.
3- مراحل تطور المشروع إذا كان قائماً أومراحل التطورالتي سيمر بها
المشروع إذا كان حديثاً , الأهداف التطويرية المرسومة لكل مرحلة.
4- عوامل نجاح المشروع.
5- الموقع اوالمكان.
6- التجهيزات التي سيتم الاعتماد عليها.
الجزء الثالث: المنتج أوالخدمة المقدمة
حجم ذلك: صفحة واحدة تقريباً.
موضوع الجزء الثالث:
1- وصف الخدمة أوالمنتج
2- فوائده للمستهلك
3- الفرق بينه وبين الموجود حالياً في الأسواق
4- مراحل تطور المنتج أو الخدمة.
الجزء الرابع: تحليل القطاع والسوق
حجم ذلك: 3 صفحات تقريباً.
موضوع الجزء الرابع:
1- تعريف كامل بالسوق
2- حجم السوق
3- عوائق الدخول للسوق
4- قنوات إمداد السوق وقنوات التوزيع
5- السوق المستهدف والشرائح المستهدفة
6- المحيط التنافسي والمنافسون وحصتهم في السوق
7- المنافسون المتوقعون مستقبلاً
8- الميزة التنافسية للمشروع.
الجزء الخامس: الخطة التسويقية
حجم ذلك: 4 صفحات تقريباً
موضوع الجزء الخامس:
1- استراتيجية السوق المستهدف
2- إيجاد موضع لمنتجك أوالخدمة في السوق في ذهن العميل
3- استراتيجية المزيج التسويقي ( المنتج أو الخدمة المقدمة ,
التسعير , التوزيع , الترويج ويشمل الاعلانات أو التخفيضات أو المعارض
أو غيرها )
4- التجارة الالكترونية
5- استراتيجية المبيعات ( توظيف المندوبين وتدريبهم , ارسال
المندوبين , ارسال رسائل البريد , التلفزيون......)
6- توقعات المبيعات.
الجزء السادس: الخطة التشغـيلية
حجم ذلك: صفحتين تقريباً
موضوع الجزء السادس:
1- استراتيجية التشغيل:
خطوات الانتاج ونقل المنتج , القيمة المضافة للزبون , التكلفة ,
الجودة ,الوقت.....)
2- نطاق التشغيل:
مالذي ستقوم به؟
ومالذي سيقوم به غيرك؟
ماهي التقنية المستخدمة......؟
ماهي العمليات التشغيلية الموجودة حالياً إذا كان المشروع قائماً؟
الجزء السابع: الخطة التطـويرية
حجم ذلك: صفحتين تقريباً
موضوع الجزء السابع:
استراتيجية التطوير لمدة 2-3 سنوات تتضمن تطوير كل اوبعض ما هو ات:
1- المنتج
2- عمليات الإنتاج
3- الخطة التسويقية
4- العملاء
5- الموظفين
6- التحالفات الاستراتيجية.
الجزء الثامن: الإدارة
حجم ذلك: 3 صفحات تقريباً
موضوع الجزء الثامن:
1- الهيكل التنظيمي للشركة
2- الفريق الإداري
3- الأشخاص المهمين وأدوارهم , الملاك ونسبة كل واحد منهم.
الجزء التاسع: الخطة المالية
حجم ذلك: 3 صفحات تقريباً
وهي من أهم الأجزاء في الخطة حيث أن المشروع إذا لم يستطع إقناع
قارئ الخطة بأن هناك عوائد مالية فسيؤدي ذلك إلى فشل الخطة بالكامل.
موضوع الجزء التاسع:
وتتضمن الخطة المالية:
1- التوقعات المالية للمشروع:
إنشاء قائمة للدخل
وقائمة للربح والخسارة
وقائمة التدفقات النقدية لمدة من 3-5 سنوات
2- نقطة التعادل
3- الفرضيات ( تكلفة المنتج , السعر , حجم المبيعات , هامش
الربح.....)
4- المخاطر وكيفية تلافيها.
الجزء العاشر: التمويل
حجم ذلك: صفحة واحدة تقريباً
موضوع الجزء العاشر:
1- تحديد التمويل المطلوب
2- استراتيجية التمويل ( العائلة , الأصدقاء , مستثمرين , شريك
مغامر , بنوك......).
الجزء الحادي عشر: الملاحق
حجم ذلك: بقدر الحاجة
موضوع الجزء الحادي عشر:
أي ملاحق يمكن إضافتها كالرسومات البيانية والجداول والقوائم
المالية والسير الذاتية للفريق الإداري والتوصيات والنصائح العامة
وغيرها.
أخـطـاء شائعة على الطريق !!
عند وضع خطة العمل هناك أخـطـاء شائعة خطيرة منها:
1- الإستنساخ والقياس والتعميم:
القياس بين المؤسسات الربحية وغيرالربحية
بين الحكومية وغيرالحكومية
بين الدينية وغيرالدينية
بين الخيرية والربحية اوالتجارية
بين الرسمية والأهلية
بين مؤسسات المجتمع المدني وغيرها من المؤسسات
بين المؤسسات التطوعية وغيرالتطوعية
بين كل الأنواع المتقدمة من المؤسسات هناك مشتركات لكن هناك فوارق
ايضا فيجب أن يجعل الفريق الذي يريد إعداد خطة للعـمل نوع المؤسسة نصب
عينيه دائما ويتجنب القياس والتعميم.
بل حتى إستنساخ خطة عمل قناة فضائية أخرى دينية لا يعتبر صائبا لنا
والأسباب واضحة فهناك إختلاف في حجم التمويل والرسالة والمخاطب وثقافة
العاملين وما الى ذلك.
2- إهمال الفقرة الأساسية من خطة العمل:
الفقرة الأساسية من خطة العمل تشمل تحليل السوق من جهة، والمال
والتمويل من جهة ثانية، و خاتمة الخطة من جهة ثالثة، فخطة العمل التي
لا تعطي حق الجزئين السابقين بواقعية وموضوعية وعملانية كما يجب تجعل
المشروع برمته في مهب الريح والمد والجزر وربما الإنهيار بعد حين، فخطة
عمل أي مشروع بحاجة الى تناول:
أ- تحليل للسوق وذلك بعرض ماهو ات:
- تحليل مبسط عن فكرة المشروع والمجال الذي ستدخل فيه فى مجال
المنافسة ومنْ هم المنافسين و كيفية التقدم عليهم.
- خطة تسويقية بسيطة توضح:
السوق المستهدف - العملاء المستهدفين - عددهم - وهل يكفي هذا العدد
لإنجاح الفكرة ويحتاجون للمشروع.
- لماذا سيأتي إليك العملاء لشراء المنتج أوالخدمة وسيتركون
المنافس؟
ما هو الشيء الجديد فى مشروعك؟
- التسويق و الترويج:
كيف تستطيع توصيل الرسالة التسويقية للعميل عن منتجك؟
من خلال:
الإعلانات؟ اوالمقالات؟
وما تكلفة ذلك؟
- تفسير منتجك؟:
كم سيتكلف المنتج الخاص بالمشروع؟
ما هى مكانة وإحتياج منتج المشروع بالنسبة للعميل مقارنة بالمنافس؟
- إستراتيجية التوزيع:
- كيف سيصل المنتج للعميل المستهدف؟
كم ستتكلف هذه العملية؟
- خطة تنفيذية توضيحية مبسطة:
كيف سيبدأ المشروع وينمو وماهي مفاتيح تحقيق الإنجاز؟
- كيف تستطيع تطوير إستراتيجياتك التسويقية؟
- خطة إحتمال الأزمات:
إشرح التحديات التى ستواجه المشروع:
هل هي خارجية مثل الركود الإقتصاد ي
أو داخلية مثل إنخفاض في المبيعات؟
ب- تحليل التمويل وذلك بعرض:
صورة مبسطة للميزانية الخاصة بالتنفيذ والإستمرار والتطوير:
الإيرادات المتوقعة
النفقات النقدية.
ملاحظة: لقد أشرنا في الفقرات المتقدمة الى الخطة التسويقية
والتمويلية وأعدنا ذلك بإقتضاب حسب رؤية اخرى لمكونات التسويق والتمويل
فراجع وقارن واختر الأنسب.
ت - إهمال التركيزعلى خاتمة خطة العـمل:
الخاتمة هي نهاية الخطة وخلاصتها الموجزة المبسطة المفهومة المقنعة
لمخاطبي الخطة ويجب أن تكون إيجابية مستمدة من واقع المشروع، وتساعد
مخاطبي الخطة على معرفة أجزاء الخطة بطريقة ملخصة وتزودهم بأليات
النجاح تأسيسا وإستمرارا مع الإلتزام بأن تكون المعلومات الواردة فى
ملخص الخطة صحيحة مقنعة واقعية دقيقة تفرق بين:
ما يجب حاليا
ما يجب مستقبليا
مايمكن حاليا
ما يمكن مستقبليا
تميز بين الممكن والطموح حاليا ومستقبليا
ولاتنسى الإجابة المستوعبة في سطر واحد على سؤالين:
لماذا هـذا المشروع؟
كيف سينجز المشروع ويستمر؟
وكيف سـيستمر المشروع؟
وفي ضوء ما تقدم فخطة العمل المعدلة الجديدة للقناتين يفضل أن تكون
مفهرسة عموما كالتالي:
◄ اسم المؤسسة اوالفريق اوالفرد الذي قام بإقتراح المشروع وصياغة
خطة العمل الخاصة مقدم بالمشروع.
◄ اسم المشروع.
◄ الجهة المقدم لها المشروع.
◄ وصف موجز للمشروع: ويتكون من المحاور التالية:
أ - مقدمة عن المشروع.
ب - المستهدفون من المشروع.
ت - التكاليف الإجمالية.
ث - مراحل التنفيذ.:
- مرحلة أولى.
- مرحلة ثانية.
- مرحلة ثالثة.
◄ أهداف المشروع.
◄ مبررات المشروع.
◄ المشاريع المنفذة حالياً من قبل المؤسسة.
◄ المستفيدون بصورة مباشرة وغير مباشرة.
◄ إدارة المشروع.
◄ استمرارية وديمومة المشروع.
◄تكرارية المشروع.
◄خطة التنفيذ والجدول الزمني.
◄التحليل المالي:
أ - مصادر التمويل.
ب - التدفق النقدي.
◄الجدوى الاقتصادية:
- نقطة التعادل.
◄الموازنة والتكاليف التقديرية للمشروع:
أ - التكاليف الرأسمالية.
ب - التكاليف التشغيلية.
◄التحليل البيئي للمشروع:
- إيجابي , سلبي.
◄قدرة الجهاز الفني والإداري على تنفيذ وإدارة المشروع:
أ- المؤهلات العلمية
ب- والمؤهلات العملية للجهاز.
◄المنجزات المتوقعة.
◄المرفـقات:
أ - التقريرالمالي والإداري للمؤسسة عن السنة او السنوات السابقة.
ب - الميزانية العمومية.
ت - النظام الداخلي للمؤسسة.
ث - شهادة التسجيل للمؤسسة.
ح - الهيئة الإدارية.
خ - السيرة الذاتية للموظفين الأساسيين المعنيين بالمشروع.
◄تقييم المشروع ( الخاتمة ).
المصادر:
1- فـقـه الإدارة – الإمام الشيرازي الراحل ( ر ).
2- إداريات – مقال منشور في الموقع – باب إدارة
وإقتصاد.
3- بتصرف من: www.ngoce.org
4- بتصرف من: خطة العمل من: http://saaid.net
5- بتصرف من: http://www.ebf.org.eg
6- بتصرف من مقال لأحمد بن عبد المحسن العساف في:
http://saaid.net
*معهد الإمام الشيرازي الدولي
للدراسات – واشنطن
http://www.siironline.org |
